Gastblog van Jurgen de Jong

Getting things done
Met twee kinderen, beide jonger dan 5 jaar, zijn de drie R’s van Rust, Regelmaat en Reinheid in Huize De Jong eerder regel dan uitzondering. De oudste naar school, de jongste nog druk bezig met zijn eerste stapjes, mama succesvol ondernemer en papa, die naast een drukke fulltime job in de IT ook nog eens een eigen bedrijf runt.

Het kan af en toe best eens druk zijn. Voeg daarbij nog een vleugje ‘Hobby’s en Sporten’, een theelepel ‘Tijd voor jezelf’ en een flink scheut ‘Familie en Vrienden’ toe en de week is weer gevuld.

Met mijn eigen bedrijf – Mustmedia – bouw ik websites en webshops. Dit doe ik in de avonduren en de weekenden. En met success: De pijplijn is gevuld met nieuwe opdrachten en er staat bijna elke week een website te popelen om opgeleverd te worden.

Waar haal ik mijn tijd vandaan?
Da’s een goeie! Overdag werk ik dus (met heel veel plezier) voor mijn werkgever. Nadat ik ’s avonds thuis kom geniet ik tot half 8 van de Quality Time met mijn (‘bijna vrouw, nu nog’-) vriendin, dochter en zoon. Dat betekent dat ik netto zo’n 4 uur per avond kan werken, als ik rond half twaalf naar bed ga.

Dus gas erop!
Inderdaad! Het hebben van een eigen onderneming is voor mij niet alleen maar het bouwen van websites en webshops. Natuurlijk stuur ik ook wel eens offertes, heb ik regelmatig overleg met mijn klanten, in sommige gevallen werk ik ook met ze samen en natuurlijk zal ik ze ooit een keer gaan factureren.

Dat zijn noodzakelijke bijzaken, zonder zal ik niet lang mijn hoofd boven water houden. Het is dus belangrijk om mijn spaarzame tijd goed te besteden, nog meer uitleg overbodig. De tijd DIE ik besteed moet zoveel mogelijk ‘website en webshop tijd’ zijn. Simpel!

I will always choose a lazy person to do a difficult job because a lazy person will find an easy way to do it.

~ Bill Gates ~

Automatiseren die handel!
Als rasechte IT’er denk ik: “We gaan de bijzaken automatiseren”. En aangezien ik een bedrijfskundige IT’er ben zal ik niks zelf ontwikkelen. Programmeren is voor techneuten en dat ben ik niet.

En zo ben ik, door de jaren heen, een aantal websites en applicaties gaan gebruiken die mij het ondernemersleven een stuk eenvoudiger maken. Van productiever werken tot minder tijd spenderen aan overige activiteiten en meer; ik heb de pareltjes voor je geselecteerd. Je hoeft geen afgestudeerde IT’er te zijn om ze te leren gebruiken. De apps hebben namelijk één gemeenschappelijke deler: Ze zijn eenvoudig. Geen rare fratsen, gewoon doen waarvoor ze zijn gebouwd!

Dit zijn de apps die in mijn ogen onmisbaar zijn voor ondernemers. En dan heb ik het zeker niet alleen over ZZP’ers. Ook bij mijn werkgever gebruik ik ze regelmatig, individueel, maar ook in teamverband.

Met maar 1 doel:
Tijd overhouden voor ECHT belangrijke zaken

Trello
To do lijst- en projectmanagementfunctionaliteit één. Sleep je cards (taken) van je To do lijst naar de lijst met afgeronde taken. En nog veel meer, zoals samenwerken met je klanten. Groot voordeel: Het vele E-mailverkeer tussen jou en je klant wordt vervangen door een overzichtelijke To do list. Zowel jij als je klant wee twat er is gebeurd, wat de status is en wat er nog moet gebeuren.

Moneybird
Factureren zoals het hoort, binnen 1 minuut zonder gedoe, alles in de cloud en je boekhouder kan meekijken

Pomodoro
Als er iemand snel afgeleid is dan ben ik het wel. Pomodoro is een laagdrempelige methodiek die je 25 minuten gefocust aan een taak laat werken, waarna je 5 minuten pauze hebt. Sceptisch? Dat was ik ook! probeer het maar eens.

Pomello
The best of both worlds. “Wat nou als ik de Pomodoro kan gebruiken voor de taken die voor mij klaar staan in Trello?” met Pomello kan ik dit doen, daardoor zie ik ook WAT ik precies heb gedaan, hoeveel tijd me dat heeft gekost en heeft mijn klant dit inzicht ook.

Wetransfer
Geen intro nodig. Grote bestanden en ontvangen in minder dan een minuut.

Evernote
Notities, notities en nog eens notities, als websitebouwer heb je er veel: Afspraken met klanten, doorgenomen wijzigingen, inloggegevens en concept ontwerpen. Vooral de snelle en uitstekende zoekfunctionaliteit van Evernote is King

Dropbox
Bestanden opslaan en delen in de cloud, ook de backups van alle websites staan in Dropbox. Daarnaast deel ik enkele mappen met mijn klanten, zodat we beiden over de juiste bestanden beschikken. Goede alternatieven zijn: Google Drive, Box en Microsoft OneDrive

Timi.app
Als ZZP’er werk ik veel op basis van nacalculatie. Daarbij is een correcte registratie ontzettend belangrijk, Wanneer ik de uren aan het einde van de maand goedkeur worden ze automatisch via Moneybird gefactureerd.

1Password
Tijdens mijn ‘leven op het grote internet’ heb ik al heel wat accounts verzameld. Met het aantal wachtwoorden zou je inmiddels een epistel kunnen schrijven. Met 1Password hoef ik nog maar 1 wachtwoord te onthouden. Heel eenvoudig. “Maar Jurgen, als dat wachtwoord nou in verkeerde handen valt, wat dan?” Daarvoor gebruik ik Two Way authentication. Wanneer ik inlog in 1Password moet ik nog een code invoeren. Deze code vind ik terug op mijn (met pincode beveiligde) telefoon. Hiervoor gebruik ik de app Authenticator. Deze app genereert elke 30 seconde een nieuwe code die overseen moet komen met de code die 1Password verwacht.

Ben je een lezer en kom je vaak tijd tekort? Dan heb ik nog een laatste tip: Lees eens het boek Getting Things Done van David Allen.

Over Jurgen:
Jurgen de Jong is overdag Enterprise Application Integration (EAI) consultant op het gebied van integratie tussen IT systemen op de werkvloer van grote productiebedrijven. In de avonduren bouwt Jurgen met zijn bedrijf Mustmedia websites en webshops voor klanten.